Skip to main content

Praca w turystyce. Zawód: incentive manager

Turystyka biznesowa to ogromna działka naszej branży, skupiająca się przede wszystkim na obsłużeniu klienta korporacyjnego. Oczywiście obsługa może polegać na pojedynczych rezerwacjach lotniczych, hotelowych w związku z podróżami służbowymi, jednak jest jeszcze jeden, najciekawszy aspekt tej pracy czyli działka MICE. I nie, nie są to żadne myszy. Meetings Incentives Conferences/Congresses & Events, czyli wyjazdy firmowe, zagraniczne i krajowe konferencje oraz różnego rodzaju gale i wydarzenia, jakie tylko dany Klient sobie zażyczy. Dziś o pracy incentive managera dowiecie się z pierwszej ręki … ode mnie, bo tym właśnie zajmuje się zawodowo.

Profil zawodowy

Incentive manager odpowiedzialny jest za realizację zamówień klientów korporacyjnych w zakresie organizacji wyjazdów incentive (motywacyjnych), konferencji, kongresów i eventów.

Bohaterka 

Ewa, 30 lat, od 8 lat w branży. Pierwsza praca to typowa agencja incentive, obecnie Dział Rezerwacji Grupowych dużego touroperatora.

Jakie trzeba mieć predyspozycje? 

Doskonała organizacja pracy, odporność na stres, umiejętności sprzedażowe, negocjacyjne, elastyczność, poza tym potrzeba wciąż nowych i oryginalnych pomysłów. Jak już jesteśmy przy tym to umiejętność przewidywania przyszłości jak również czytania w myślach również się przydaje.

Czego można się spodziewać?

Zdobywanie Klienta

Organizacja wyjazdu dla firmy zaczyna się niekiedy rok przed jego rozpoczęciem. Zaczyna się od otrzymania briefu od klienta lub po prostu zapytania złożonego mailem. Raz Klienci mają jasno określoną wizję, raz trzeba ich skierować na właściwe tory. Jasno określona wizja jest mile widziana, ale czasem też trzeba powiedzieć wprost, że dany pomysł jest nierealny. Znając założenia wyjazdu zwracamy się do lokalnego kontrahenta o przygotowanie wyceny, czasem to my narzucamy wiele pomysłów, czasem oczekujemy nowych pomysł, jakie można zrealizować na danym kierunku. Następnie następuje przygotowanie oferty dla Klienta i przekalkulowanie oferty od podwykonawcy. Zanim zostanie wybrana nasza oferta jest ona kila lub kilkanaście razy przerabiana, w międzyczasie wielokrotnie spotykamy się z klientem, by najlepiej dopasować propozycję do jego potrzeb.

Przygotowanie wyjazdu

Kiedy już pada magiczne TAK przygotowujemy umowy, sami je podpisujemy z podwykonawcą, określamy wszystkie niezbędne parametry (warunki anulacji, terminy płatności itd.) oraz finalnie potwierdzamy wszystko u podwykonawcy. Bliżej wyjazdu uzupełniamy dane uczestników, nanosimy na bieżąco zmiany np. w ilości osób itd. Jeśli sami nie jedziemy z grupą jako pilot-koordynator wtedy zatrudniamy kogoś z zewnątrz. Pilota przed każdym wyjazdem trzeba odprawić i wyposażyć we wszystkie narzędzia pracy podczas wyjazdu. Przygotowuje się również całe obrandowanie wyjazdu (identyfikatory, roll up’y, zaproszenia, bannery itp.).

Rozliczenie imprezy

Po powrocie następuje ostateczne rozliczenie z klientem (czasem dochodzą dodatkowe koszty), oczywiście badamy poziom satysfakcji i pozostajemy w kontakcie do kolejnego projektu. Oczywiście to tylko jeden z przykładów tego co można organizować.

Co jeszcze będziesz robić?

Poza zagranicznymi wyjazdami motywacyjnymi, można też organizować w kraju, można organizować wyjazdy na międzynarodowe kongresy i konferencje, można też być ich organizatorem. Do tego różne galowe wieczory, duże kolacje, promocje, wydarzenia związane z  wprowadzaniem nowych produktów na rynek, koncerty gwiazd na wyłączność dla firmy i … właściwie wszystko inne, co wymyśli Klient, o ile naturalnie ma to ręce i nogi. 

Czas pracy i wynagrodzenie

Ta praca rzadko kiedy zajmuje 8h, o pracy od 8 do 16 raczej można zapomnieć nawet jeśli jest się doskonale zorganizowanym. Niektórzy kontrahenci z uwagi na różnice czasu (np. z Australią) są słabo osiągalni w naszych godzinach pracy. Bardzo często też coś się urodzi na ostatnią chwilę. Elastyczność jest bardzo wymagana w tej pracy. Niestety rynek pod kątem pracy przy incentivach nieco się zepsuł w ostatnich latach, 90% firm to przedsiębiorstwa prywatne i trzeba wytrwale walczyć o dobre warunki zatrudnienia. Popularne w tej chwili są kontrakty managerskie, które tylko brzmią szumnie, a generalnie chodzi o to, żebyście założyli swoją działalność i wystawiali faktury za swoją pracę zdejmując część kosztów z pracodawcy. Bardzo często Wasze wynagrodzenie będzie miało dwie części: stałą i prowizyjną. Średnie wynagrodzenie w zależności od rodzaju firmy (prywatna, koncern) waha się między 3000-5000 PLN miesięcznie w zależności od tej części prowizyjnej.

Najfajniejsze momenty

Dla mnie osobiście najfajniejszym momentem jest, kiedy jestem pilotem swojej grupy i widzę jak elegancko wszystko przebiega jak po sznurku. Nic oryginalne – lubię kiedy moi goście są zadowoleni, kiedy podoba im się to, co dla nich z lokalnym kontrahentem wymyśliłam. Kiedy dostaje kolejne, bardzo miłe referencje.

Trudne sytuacje

Trudno jest, kiedy mimo wszystkich potwierdzeń i umów coś idzie nie tak. Trzeba pamiętać, że turystyka to ludzie, a tam gdzie ludzie tam niestety czasem dochodzi do pomyłek. Oczywiście wszystkie sytuacje związane ze zdrowiem uczestników i ich bezpieczeństwem również nie należą do przyjemnych.

Przepis na sukces

Mnie w pracy na co dzień pomaga dobra muzyka, zawsze pełny kubek herbaty i dobrzy współpracownicy. Kiedy jestem w terenie dobry lokalny przewodnik/rezydent jest na wagę złota. Aby utrzymać jasność umysłu poza pracą tańczę zumbę – najlepszy sposób na stres!

Najciekawsza historia

Historii związanych z moją pracą mam mnóstwo, szczególnie tych zabawnych.

Doktorek i dziecko

Raz pan doktor udający się wraz z grupą na kongres medyczny zabierał synka i na etapie rezerwacji podał że ma nie skończone 2 lata co automatycznie klasyfikowało go jako infanta w samolocie (podróżuje na kolanach rodzica). Tuż przed wyjazdem jednak kiedy ubezpieczaliśmy uczestników zakręcony tatuś przesłał datę urodzenia swojego syna, z której jasno wynikało że ma nie skończone 3 lata. Przelot był rejsowy, do wylotu 4 dni, wszystko wyprzedane poza klasą biznes. Pan doktor musiał więc dopłacić do swojego synka ponad 3 tys. zł za przelot w biznesie 🙂 Po tej historii jestem pewna, że na zawsze zapamięta w którym roku urodziło mu się dziecko.

Wszystkie słonie jeszcze śpią

Innym razem w Kambodży podczas swego rodzaju objazdówki po Azji mieliśmy w programie fakultatywnie (dodatkowo płatne) podziwianie wschodu słońca na słoniach. Zwlec się trzeba było o 4 rano, na szczęście z 20 tylko 5 osób było chętne. Pojechaliśmy tuk tukami do Angkor Wat, pytam przezornie (bo cos mnie tknęła) naszego guide’a, gdzie te słonie Będą dalej powiedział. Idziemy więc dzielnie, ustawia nas nad jeziorkiem przed świątynią i mówi, że stąd będzie najlepszy widok. Pytam więc ponownie, gdzie te słonie, a guide do mnie Ale jakie słonie? Wtedy byłam najbliżej morderstwa na obywatelu Kambodży, bo otóż okazało się, że moja lokalna kontrahentka pisząc o tych słoniach miała na myśli 4 p.m a napisała 4 a.m! Nie pozostawało mi nic innego jak przywdziać na twarz uśmiech numer 9 i serdecznie ich przeprosić i poinformować, że na słoniach pojeździmy po śniadaniu w Angkor Thom i ja stawiam skoro ich zwlekłam tak bladym świtem. Uszłam z życiem, lokalny guide finał finałów też.

Przesiadka na wodzie

Raz w Wietnamie za długo zabawiliśmy z grupą na postoju w centrum rękodzieła w drodze z Hanoi do Zatoki Ha Long i statek, który miał być również naszym noclegiem na kolejną noc odpłynął bez nas i musieliśmy go gonić małymi łódeczkami porywanymi wręcz z właścicielami z łapanki w porcie. Przenoszenie walizek i ludzi w trakcie płynięcia i łódki i statku – to były akrobacje!

Jak się przygotować?

Odnośnie wykształcenia sprawa ma się niestety jak w każdym innym wypadku w turystyce – nie za wiele się nauczycie na studiach z „turystyką” w nazwie kierunku. Ale bez studiów Was do pracy nie przyjmą, więc moja rada jest taka, aby skończyć coś przydatnego jak zarządzanie projektami, marketing czy e-commerce a na praktyki czy bezpłatny staż wybrać już docelowo agencję incentive lub inne duże biuro podróży. Podglądanie starszych i bardziej doświadczonych kolegów to jedyny sposób na szybkie załapanie, jak pracować przy incentivach.

Gdyby można było cofnąć czas…

… nic bym nie zmieniła, do turystyki biznesowej, w tym incentive’ów trafiłam przypadkiem, ale jestem wdzięczna losowi pomysł na moje życie. Sama bym tego lepiej nie wymyśliła.
Spodobał Ci się wpis? Masz uwagi lub komentarze? Podyskutuj, polub, podziel się. Dziękuję! 

4 myśli na temat “Praca w turystyce. Zawód: incentive manager

  1. czesc Ewa, czy z Twojego doświadczenia jest możliwość przejścia od specjalisty ds.turystyki do Centrali np. do działu incentive, jeśli osoba potrzebuje pracy bardziej rozwojowej przy projektach i ma doświadczenie przy organizacji wyjazdów grupowych. Mówimy tutaj o przejściu u tego samego touroperatora. Jakie są potrzebne , pożądane kwalifikacje by dostać taką szansę pracy. Pozdrawiam Agnieszka O

  2. Ja cały czas kombinuję, jak tu połączyć pasję podróżowania i pisania na realną pracę. Niestety z moim zabójczym, humanistycznym wykształceniem (psycholog, psychodietetyk), mam na rynku pracy bardziej niż pod górkę. Ale może w końcu coś mi się uda znaleźć lub stworzyć (bo o własnym biznesie też rozmyślam, ale na myśleniu się kończy, bo aby się na rynku przebić, trzeba mieć jednak świetny pomysł, a najlepiej jeszcze niszę 😉 Pozdrawiam!

    1. Zakładania własnej działalności w sektorze turystyki nie polecam, niszy tym bardziej bo będzie jeszcze trudniej. Pomysł to jedno, ale finanse i przebicie się to drugie. Od czegoś trzeba zacząć – może pilot, rezydent? Na pewno mogę powiedzieć, że kiedyś było łatwiej zacząć, to na pewno, ale nic nie jest niemożliwe 🙂 Pozdrawiam

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.